Changer d'expert-comptable en cours d'année : la marche à suivre

Changer de cabinet comptable est un droit. En sept ans passés en cabinet d'expertise comptable, j'ai vu des entrepreneurs repousser cette décision pendant des mois, parfois des années, par crainte de la complexité administrative. En réalité, la procédure est encadrée par le code de déontologie de la profession et se déroule en quelques étapes précises.

Vérifier la lettre de mission avant toute chose

La relation entre un entrepreneur et son expert-comptable repose sur une lettre de mission, un contrat écrit qui fixe le périmètre des travaux, les honoraires et les conditions de résiliation. C'est ce document qu'il faut relire en premier.

La plupart des lettres de mission sont conclues pour une durée d'un an, avec tacite reconduction. Elles prévoient un préavis de résiliation, variable d'un cabinet à l'autre : le plus fréquent est de trois mois avant la date d'échéance du contrat, mais certains cabinets retiennent un délai d'un mois, d'autres de six mois. Il n'existe pas de délai légal unique imposé par la loi.

Deux points à repérer dans votre lettre de mission :

• La date d'échéance du contrat. Elle coïncide souvent avec la date de clôture de l'exercice comptable, mais pas toujours.
• La clause de résiliation anticipée. Certaines lettres de mission prévoient une indemnité en cas de rupture avant le terme, généralement exprimée en pourcentage des honoraires annuels restant à courir.

Si vous ne retrouvez pas votre lettre de mission, demandez-en une copie à votre cabinet. L'expert-comptable est tenu de vous la fournir.

Envoyer la lettre de résiliation

La résiliation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée au cabinet sortant. Elle doit mentionner votre volonté de mettre fin à la mission, la date à laquelle vous souhaitez que la mission prenne fin et, si nécessaire, la référence à la clause de résiliation de votre contrat.

Si vous respectez le préavis prévu dans la lettre de mission, aucune indemnité de rupture ne peut vous être réclamée pour le seul fait de la résiliation. En revanche, les honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés restent dus. Par exemple, si votre cabinet a déjà saisi votre comptabilité sur les six premiers mois de l'année et que vous résiliez en juillet, les honoraires de ces six mois sont exigibles.

Pour un changement fluide, le plus simple est d'envoyer votre résiliation suffisamment tôt pour que le préavis expire à la date de clôture de votre exercice.

La lettre de confraternité : une obligation du nouveau cabinet

Le code de déontologie des experts-comptables (article 163 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012) impose au nouveau cabinet une formalité précise avant d'accepter la mission : informer le confrère sortant de la reprise du dossier.

Cette lettre, appelée « lettre confraternelle » ou « lettre de présentation », remplit plusieurs fonctions :

• Elle informe l'ancien cabinet que le client a choisi un nouveau professionnel.
• Elle permet à l'ancien cabinet de signaler un éventuel litige sur les honoraires impayés.
• Elle vérifie qu'aucun obstacle déontologique ne s'oppose à la reprise du dossier.

Le nouveau cabinet ne peut pas commencer sa mission tant qu'il n'a pas accompli cette démarche. C'est donc lui qui se charge de rédiger et d'envoyer cette lettre. Votre rôle se limite à donner votre accord pour que le nouveau professionnel prenne contact avec l'ancien.

La question des honoraires impayés

L'article 163 du décret précité prévoit que le nouveau cabinet doit s'efforcer d'obtenir la justification du paiement des honoraires dus au prédécesseur avant d'entrer en fonction. Si les honoraires sont contestés, le nouveau professionnel doit saisir le président du conseil régional de l'Ordre des experts-comptables et proposer au client de recourir à la procédure de conciliation ou d'arbitrage prévue par les articles 159 et 160 du même décret.

En pratique, un litige sur les honoraires du cabinet sortant ne bloque pas définitivement la reprise du dossier. Mais il peut la retarder et compliquer la relation. Le plus sûr est de solder les factures avant d'engager le changement, ou au moins de clarifier les montants contestés.

La transmission du dossier et du FEC

Une fois la résiliation effective et la lettre confraternelle envoyée, le cabinet sortant doit faciliter la transmission du dossier au nouveau professionnel, avec votre accord (article 163 du décret n° 2012-432).

Le dossier comprend deux catégories de documents :

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier normalisé qui contient l'ensemble des écritures comptables d'un exercice. Il est indispensable pour le nouveau cabinet, qui en a besoin pour reprendre la comptabilité et assurer la continuité des comptes. Le FEC est aussi exigé par l'administration fiscale en cas de contrôle : l'entreprise encourt une amende de 5 000 euros si elle ne peut pas le présenter (article 1729 D du code général des impôts).

Demandez au cabinet sortant de vous remettre le FEC de chaque exercice clos, ainsi que les balances et les journaux de l'exercice en cours. Conservez-les dans un format exploitable (fichier texte tabulé ou CSV conforme aux spécifications de l'administration).

Le droit de rétention : ce que le cabinet sortant peut retenir

Un expert-comptable dont les honoraires ne sont pas réglés peut exercer un droit de rétention sur les travaux qu'il a lui-même produits (bilans, situations intermédiaires, grands livres), à condition que sa créance soit liquide et exigible. Ce droit est encadré par le Code civil et par la jurisprudence.

En revanche, le droit de rétention ne porte jamais sur les documents qui vous appartiennent : factures, relevés bancaires, contrats, pièces sociales. Ces documents doivent vous être restitués sans condition. De même, une indemnité de rupture prévue dans la lettre de mission ne peut pas servir de fondement au droit de rétention.

Si votre ancien cabinet refuse de restituer des documents, vous pouvez saisir le président du conseil régional de l'Ordre des experts-comptables, qui interviendra en conciliation.

Choisir le bon moment pour changer

Le changement d'expert-comptable est possible à tout moment de l'année. Cela dit, certaines périodes sont plus favorables que d'autres.

Le scénario le plus économique est de résilier suffisamment tôt pour que le préavis expire à la fin de l'exercice clos, puis de confier au nouveau cabinet l'ouverture de l'exercice suivant. Le cabinet sortant dépose la liasse fiscale, remet le FEC et le dossier, et le nouveau cabinet prend le relais sur des bases propres.

Si vous changez en cours d'exercice, le nouveau cabinet facturera des honoraires de reprise pour vérifier la cohérence des écritures et des déclarations fiscales déjà produites. Ces honoraires varient selon la taille de l'entreprise et la complexité du dossier.

Ce que cela coûte

Le changement d'expert-comptable peut entraîner plusieurs types de frais :

• Honoraires du cabinet sortant : les travaux déjà réalisés sur l'exercice en cours restent facturables, au prorata temporis.
• Indemnité de résiliation anticipée : si votre lettre de mission en prévoit une et que vous ne respectez pas le préavis, elle peut représenter un pourcentage des honoraires annuels.
• Honoraires de reprise du nouveau cabinet : le temps passé à vérifier les écritures, à reprendre les à-nouveaux et à se familiariser avec votre dossier est facturé. Ce montant dépend de la date du changement et du volume de travail à contrôler.

Pour donner un ordre de grandeur, les honoraires annuels d'un expert-comptable varient selon la forme juridique : dès 50 euros HT par mois pour une micro-entreprise (600 à 1 200 euros HT par an), dès 120 euros HT par mois pour une entreprise individuelle au réel ou une EURL (1 440 à 3 000 euros HT par an), dès 200 euros HT par mois pour une SASU, SAS ou SARL (2 400 à 6 000 euros HT par an). Le coût de la transition s'ajoute à ces honoraires récurrents. Plus vous consultez notre page sur les tarifs d'un expert-comptable pour comparer, plus vous serez en mesure de négocier.

Les étapes dans l'ordre

1. Relire votre lettre de mission pour identifier le préavis et la date d'échéance.
2. Envoyer la lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception.
3. Choisir votre nouveau cabinet. Notre service gratuit vous met en relation avec un seul cabinet adapté à votre activité, après un échange avec un conseiller.
4. Le nouveau cabinet envoie la lettre confraternelle à l'ancien.
5. Solder les honoraires du cabinet sortant.
6. Récupérer l'ensemble du dossier : documents confiés, FEC, balances, grands livres, liasses fiscales.
7. Transmettre le dossier au nouveau cabinet et valider les à-nouveaux de l'exercice.

Si vous êtes dans une situation où votre expert-comptable actuel ne répond plus à vos messages, consultez notre page expert-comptable ne répond pas. Et si votre bilan a pris du retard à cause de cette situation, la page bilan en retard détaille les risques et les solutions. Vous pouvez aussi lire notre article sur le choix entre un cabinet en ligne et un cabinet local pour élargir vos options. Enfin, notre guide complet sur le changement d'expert-comptable reprend l'ensemble de la démarche.

Fabien Peduzzi

Fondateur, 7 ans en cabinet d'expertise comptable

Vous cherchez un expert-comptable en France ? Échangeons 15 minutes : on fait le point sur votre activité et je vous présente un seul cabinet qui vous correspond.

Être rappelé

Vos questions, nos réponses

À lire aussi